Organi collegiali

PREMESSA

Le riunioni “telematiche” si fondano sul fatto che per motivi di solito fissati da un’emergenza o un’urgenza i componenti di un organo collegiale non possano essere presenti fisicamente ma telematicamente, in videoconferenza tramite software che permettono lo scambio di dati e
documenti e conversazioni tra più utenti connessi a Internet. Ciò anche nell’ottica della “dematerializzazione” della pubblica amministrazione (Decreto Legislativo 13 dicembre 2017, n. 217) e della situazione emergenziale da SARS-COVID. Il riferimento normativo è il D.lg. n.
85/2005, Codice dell’amministrazione digitale, dall’interpretazione del quale discende la possibilità di svolgere le riunioni degli organi suddetti in via telematica.

Art. 1 – Oggetto
Il presente regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi collegiali del Liceo Vittoria Colonna -Roma

Art. 2 – Definizioni
Ai fini del presente regolamento sono definite “sedute in modalità telematica” le riunioni degli Organi Collegiali, compresi gli scrutini intermedi e finali, che si svolgono con la seguente modalità:
– la seduta ha luogo per tutti i partecipanti da remoto,
– la registrazione della presenza e la manifestazione del voto, durante la seduta, avvengonoesclusivamente con l’uso della chat del programma di videoconferenza (Meet di Google Suite for education) o con la compilazione di un form (Moduli Google) che registri, automaticamente, sia la
presenza che la data e l’ora della votazione.

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi
La partecipazione a distanza alle riunioni di un Organo Collegiale, presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a garantire:
– la segretezza della seduta, ove prevista;
– l’identificazione degli intervenuti;
– la reciproca percezione audiovisiva tra tutti i membri che consenta ai componenti dell’organo di partecipare in tempo reale a due vie e, dunque, il collegamento simultaneo tra tutti i partecipanti su un piano di perfetta parità al dibattito;
– la visione degli atti della riunione;
– lo scambio di documenti;
– la visione dei documenti mostrati dal Presidente e oggetto di votazione;
– la discussione, l’intervento e il diritto di voto in tempo reale degli argomenti affrontati.
– l’approvazione dei verbali.

Al fine di consentire in ogni caso la conoscibilità degli atti della riunione a tutti i partecipanti, è comunque possibile, preventivamente o contestualmente alla seduta, l’utilizzo della casella di posta elettronica istituzionale (account @liceovittoriacolonnaroma.edu.it) per docenti, studenti e personale ATA e della casella di posta depositata agli atti della scuola per i genitori.

Art. 4 – Limitazioni
L’adunanza telematica può essere utilizzata con convocazione telematica dagli Organi Collegiali per deliberare sulle materie di propria competenza per le quali gli stessi non abbiano deciso di riservarsi la discussione collegiale in presenza.
L’adunanza telematica viene utilizzata come unica modalità di convocazione in caso di emergenze che impediscano la presenza fisica delle persone e che sono totalmente indipendenti dalla volontà dei singoli componenti degli stessi.
E’ ammessa la discussione di punti che prevedano una votazione a scrutinio segreto (ad esempio elezione di persone), laddove lo strumento di votazione ne permetta le condizioni di segretezza.

Art. 5 – Convocazione e svolgimento delle sedute.

La convocazione delle adunanze degli Organi Collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata, a cura del Dirigente a tutti i componenti dell’Organo secondo le modalità di legge.
La partecipazione a distanza deve avvenire secondo le modalità previste nel presente regolamento.
Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’Organo Collegiale si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della segretezza.
Per la validità delle sedute in modalità telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria:
a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
b) partecipazione della maggioranza almeno dei convocati (quorum strutturale);
c) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale);
d) la delibera dell’adunanza deve indicare il numero dei voti di quanti si sono espressi in merito all’oggetto
della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno.
La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiedel’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
La manifestazione del voto deve avvenire attraverso la chat del software di videoconferenza o attraverso la compilazione di form in grado di annotare data e ora della votazione.
È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che consenta il rispetto delle prescrizioni di cui al presente regolamento e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la segretezza della seduta.

Preliminarmente alla trattazione dei punti all’o.d.g., compete al Presidente/Dirigente con l’ausilio del Segretario verbalizzante, verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti. All’inizio della seduta telematica saranno individuati dal Presidente/Dirigente un componente facente funzione di moderatore della chat per la richiesta di interventi e un componente che si occuperà di seguire il processo di votazione.

Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente dell’Organo chesia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere interrotta e rinviata ad altro giorno.
Qualora durante una votazione si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, il Presidente ripete la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione, tenuto conto che i componenti collegati in videoconferenza sono considerati assenti giustificati. In tal caso restano valide le
deliberazioni adottate fino al momento della sospensione della seduta.